In den meisten Firmen ist es üblich, dass ein Arbeitnehmer anlässlich seines Geburtstags für die Kollegen und Vorgesetzen eine Verpflegung stellt. Ob selbstgebackene Geburtstagstorte, Häppchen oder eine Runde Leberkäs-Semmeln vom Metzger, die Kosten einer dienstlichen Geburtstagsfeier waren lange nicht als Werbungskosten absetzbar, da solche Bewirtungen den gesellschaftlichen Gepflogenheiten zugeordnet wurden. Aber der BFH lässt es seit einem Urteil von 2016 zu und erkennt betriebliche Bräuche an.
“Trotz des vornehmlich privaten Anlasses können die Kosten einer betrieblichen Geburtstagsfeier in vollem Umfang als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn ein klarer Zusammenhang zwischen dem Aufwand und den Einkünften besteht”, erklärt Mark Weidinger, Vorstand der Lohnsteuerhilfe Bayern e.V. (Lohi). Daher muss jeder, der die Kosten seiner betrieblichen Geburtstagsfeier im Rahmen der Einkommensteuererklärung abziehen möchte, dem Finanzamt plausibel darlegen, dass der gesamten Ausrichtung seiner Feier berufsbezogene oder betriebliche Sachverhalte zugrunde liegen.
Diese Kriterien sprechen für eine Absetzbarkeit
Kommen zum privaten Anlass des Geburtstags weitere berufsbezogene Gründe für die Feier hinzu, kann der Einreicher beim Finanzamt punkten. Berufsbezogene Aspekte können beispielsweise der Ausbau des beruflichen Netzwerkes, die Pflege des Betriebsklimas, das Fördern eines kollegialen Miteinanders oder ein Dank an die Mitarbeiter durch den Chef sein. Und schon ist der Anlass nicht mehr nur rein privat.
“Die geladenen Gäste sollten ausschließlich aus dem betrieblichen Umfeld stammen”, rät der Steuerexperte. Werden private Freunde, Bekannte und Familie eingeladen, wird es mit dem anteiligen Abzug schwierig und das Finanzamt lehnt in der Praxis häufig ab, obwohl eine Aufteilung der Aufwendungen nach der Herkunft der Gäste nach einem Urteil des BFH erfolgen kann. Entscheidend ist, dass die eingeladenen Kollegen nicht anhand des Kontaktgrades, der Sympathie oder anderen Kriterien ausgewählt werden. Es sollte die komplette betriebliche Einheit, wie Abteilung, Division oder Sparte, zur Feier eingeladen werden. Umfasst die Gästeliste zum Bespiel alle Auszubildenden oder alle Außendienstmitarbeiter, so ist das auch akzeptiert.
Betriebliche Traditionen spielen eine Rolle
Weitere Kriterien für eine steuerliche Anerkennung der Geburtstagsfeier können der Veranstaltungsort, das Organisationsteam und die Tageszeit sein. Es ist vorteilhaft, wenn andere Mitarbeiter aus der Firma, wie z.B. eine Sekretärin oder Kollegen, bei der Organisation der Feier miteingebunden werden. Findet die Veranstaltung während der üblichen Arbeitszeiten oder sogar teilweise auf Arbeitszeit statt, so kann man davon ausgehen, dass der Vorgesetzte und damit der Arbeitgeber seine Zustimmung zur Feier erteilt hat. Völlig unstrittig wird es, wenn als Veranstaltungsort ein Besprechungszimmer, Seminarraum, Pausenraum oder eine Werkhalle auf dem Betriebsgelände gewählt werden.
Zu guter Letzt wird der prüfende Finanzbeamte einen Blick auf die Kosten der Geburtstagsfeier werfen. Diese sollten nicht überhöht sein, sondern im Rahmen des üblichen liegen. Wer seinen Kollegen Kaviar und Champagner kredenzt, wird in der Regel schlechte Karten haben, es sei denn diese Art von Verpflegung ist in der Branche üblich und hat Firmentradition. Ein anderes No-Go ist es, wenn Vertreter aus Politik und Presse oder andere Repräsentanten außerhalb der Firma eingeladen werden. “Das spricht dann für eine gesellschaftlich repräsentative und nicht betrieblich begründete Feier bei Angestellten” erklärt Mark Weidinger. Hierfür gelten beim Werbungskostenabzug andere Regeln.
Durchdachte Planung und Dokumentation helfen
Letztendlich obliegt es dem Finanzamt, anhand der Umstände im einzelnen Fall zu entscheiden, ob eine Anerkennung als Betriebsfeier stattfindet. Da die Beweislast beim Einreicher liegt, wird eine gute Planung und Dokumentation der Feier gegenüber dem Finanzamt empfohlen. Dazu zählen die Einladungen und die Gästeliste, die z.B. idealerweise per E-Mail verschickt werden. Die Catering-Kosten müssen selbstverständlich mit einer Rechnung belegt werden. Auch offizielle Fotos von Seiten des Arbeitgebers können manchmal hilfreich sein, um sich von einer privaten Party abzugrenzen.
Die Lohi (Lohnsteuerhilfe Bayern e. V.) mit Hauptsitz in München wurde 1966 als Lohnsteuerhilfeverein gegründet und ist in rund 330 Beratungsstellen bundesweit aktiv. Mit über 600.000 Mitgliedern ist der Verein einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Die Lohi zeigt Arbeitnehmern, Rentnern und Pensionären – im Rahmen einer Mitgliedschaft begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG – alle Möglichkeiten auf, Steuervorteile zu nutzen.
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